מיקור חוץ של מזון ומשקאות בבתי מלון

Outsourcing F&B

תחום מזון ומשקאות בבתי מלון עובר בשנים האחרונות שינויים ותהפוכות ובעיקר חווה ביצועים נמוכים מבחינה כלכלית.

בבתי מלון גדולים הבעיה אינה קריטית (לדעת מנכ"לי בתי המלון) כי ההכנסות מתחום החדרים מאפילים על העדר רווחיות במזומ"ש. ההנהלות רואות בתחום זה בעיקר כמקדם מכירות לחדרים. אך במלונות בינוניים ומלונות בוטיק נושא זה קריטי למדי.

אם נעשה סקר בקרב מנכ"לי בתי המלון בארץ נגלה שרובם ככולם מעדיפים להוריד מעל עצמם את הנטל של אגף מזון ומשקאות: "... אם הייתי יכול הייתי מוכר רק חדרים!" כמאמר מנכ"ל בכיר בארץ.

אחת הדרכים לשפר את התוצאות העסקיות של אגף מזון ומשקאות במלון הוא להעבירו למיקור חוץ. (אין משום מאמר זה כדי להמליץ לכאן או לכאן, על מעבר למיקור חוץ, אלא לבחון בעין מקצועית ולא משוחדת את הנושא).

אך בבואנו לדון על כך עלינו להתמקד בחמישה מימדים: כדאיות כלכלית; יכולות הליבה; תרבות ארגונית והמשכיות; מערכות הבקרה והביקורת; נקודת המבט של האורחים.

כדאיות כלכלית

מעבר למיקור חוץ של מזומ"ש חייב להיות מצב של WIN-WIN. כלומר הן המלון מרוויח מכך והן חברת ההסעדה.

היתרונות: הנהלת המלון מתרכזת בעיסוק הרווחי ביותר שלה, שהוא מכירת חדרים. בענף המלונאות מקובל שהרווח ממכירת חדרים מגיעה ליותר מ- 2/3 מההכנסה ואילו במזומ"ש, במידה ויש רווחיות, היא אינה עולה על 10% מהמחזור (נושא המשתנה ממלון למלון).

מספר דאגות מוסרות מראשו של מנכ"ל המלון וביניהן: כל תחום רכש ולוגיסטיקה של מזומ"ש (מלאיים, מחירונים, "נזילות"); התעסקות בכוח אדם ובעיקר עלויות השף על שיגעונותיו, גיוס ומימון תחום אנשי השרות ושרותי הניקיון; בעיות פיננסיות, מוסר תשלומים ואשראי.

אחת הבעיות הגורמות לירידה ברווחיות של מזומ"ש היא התנודתיות בתפוסות המלון. קיימים הבדלים בין תקופות שיא התלויות בעונות השנה ובחגים לעומת תקופות שפל. קיימת תנודתיות גם במהלך השבוע, תפוסות נמוכות במהלכו ותפוסות גבוהות בסופ"ש.

עלויות כוח אדם הנן הבעייתיות ביותר בתפעול מזומ"ש. אין לעיתים קשר בין היקף הפעילות ובין מספר הטבחים ואנשי השרות. הצוות חייב להיות מוכן להאכיל ולשרת את מקסימום הסועדים האפשרי.

לכן ברור מאד הרצון של מנכ"ל המלון לעבור למיקור חוץ במזון ומשקאות.

למרות שהראייה הכלכלית מצביעה על מעבר למיקור חוץ יש להיזהר "ממסחר סוסים". כלומר, מערכת היחסים עם הקבלן החיצוני הינה מעבר ליחסי ספק לקוח, אלא השאיפה של הנהלת המלון להרוויח צריכה להיות באותה מידה גם הרצון שהקבלן ירוויח (ולא כמו שקורה לעיתים, הקבלן מפסיד, פושט את הרגל, בורח ומשאיר את המלון ללא שרותי מזומ"ש).

יכולות הליבה

בבחינת יכולות הליבה של המלון, על הנהלת המלון קודם לקבל החלטה על המשקל שהיא נותנת לתחום מזון ומשקאות.

האם הוא תחום שרק נותן שרות לאורחי המלון? האם הינו תחום שבא להגביר את המוניטין של המלון (דן אילת לדוגמא)? או שמא הינו מרכז רווח לכל דבר ועניין?

במידה ואגף מזומ"ש הינו לשם מתן שרות בלבד, יש להקטין את העלויות ככל האפשר , לרכוש מוצרי ר.מ.מ. ולתפעל אותו במינימום עלויות כוח אדם.

כאשר תפקידו של אגף מזומ"ש להאדיר את שם המלון ובכך להגביר את מכירת החדרים, יש לגייס שף בעל שם, לבנות מטבח מצויד כהלכה, לבנות מערך שרות נאות ולדאוג שעלויות התפעול של המערך לא יעלו על ההכנסות ולהשאיר רווח.

  

תרבות ארגונית והמשכיות

לכל מלון ישנה את התרבות הארגונית שלו. אם זה מלון בודד או במסגרת רשת בתי מלון.

חשוב מאד שאופיו של המלון לא יפגע מהמהלך של חבירה לקבלן חיצוני. חברת מיקור החוץ חייבת לשלב את התרבות הארגונית שלה עם התרבות הארגונית של המלון.

עובדי חברת המיקור חייבים להשתלב בתוך המלון, ללבוש את המדים של המלון. עליהם להכיר היטב את נוהלי המלון וקודי ההתנהגות מול האורחים.

אל לאורחים לזהות כי שרותי מזון ומשקאות מסופקים ע"י קבלן חיצוני אחרת תהייה השפעה רעה על תפיסתם את המלון ושביעות הרצון משירותיו.

באותה מידה יש לוודא עם עובדי המלון הקבועים ובעיקר אלה שעובדים בחזית הגישה לאורחים, כי חברת מיקור החוץ הינה חלק בלתי נפרד מהשירותים שהמלון מספק ולהנהלת המלון אחריות מלאה על טיב ואיכות השירותים הללו.

מערכות בקרה ובקורת

כאשר מעבירים את תחום מזון ומשקאות למפעיל חיצוני יש לדאוג למעברי מידע חופשיים וברורים.

על המפעיל לקבל את כל המידע העדכני אודות מספרי האורחים, אופיים, בקשותיהם המיוחדות, ציפיותיהם ובעיקר מה הובטח להם.

מאידך, המפעיל חייב להעביר למלון את כל המידע אודות משובי האורחים, המחזורים הכספיים (מהם בד"כ נגזר אחוז התרומה למלון), עלויות מיוחדות ונזקים כאלה ואחרים שנגרמו כתוצאה מפעילותו.

  

נקודת מבט האורחים

לאורחים השוהים במלון באמת לא אכפת כיצד יוכן ויוגש להם האוכל שלהם, האם אלו עובדי המלון או עובדי קבלן? כל עוד שרותי מזון ומשקאות עונים על ציפיותיהם מהמלון, דיים.

אבל המחויבות של עובדי הקבלן נתונה קודם כל למעסיקם הישיר ואח"כ למלון ואורחיו.

בעיתיות נוספת הינה הארעיות של עובדי הקבלן.

על מנת להרוויח חייב הקבלן שעלות כוח האדם שלו תהייה נמוכה. התחלופה גבוהה, כי עובדים אלו רואים רק את מקור פרנסתם המיידי ואינם רואים במלון מקום עבודה לטווח ארוך  ואז האמרה: You got what you pay"", נכונה ומוכחת בשטח.

מאידך במלונות נופש, בהם השהייה של האורחים הינה למספר ימים ורוב זמנם שוהים במלון, קיימת ציפייה מהעובדים למחויבות גבוהה ויחס אישי.

 הדרכים השונות למיקור חוץ של מזון ומשקאות

 החכרה – החכרת של כל אגף מזון ומשקאות, כולל: רכש, לוגיסטיקה, מחסנים, מקררים, ציוד מטבח, כלי הגשה, ציוד חדרי אוכל, בתמורה לתשלום קבוע ו/או אחוז מהמכירות.

המלון מובטח מבחינת הכנסה קבועה אך מאבד את השליטה על תחום מזומ"ש ומשאיר לקבלן "לנהל את ההצגה".

זכיינות – האפשרות לשנות את מותג המסעדה מבלי להשקיע בפיתוח מוצר חדש. המלון קונה מערך ממותג תמורת תשלום קבוע או אחוזים. משלם על הידע והמוניטין, וגם משלם תמלוגים חודשיים.

בד"כ, מחייב את המלון לרכוש את כל המוצרים, מציוד משרדי ועד פריטי ציוד ומזון מהספקים של המותג במחירים שנקבעו. הזכיין ישקיע בפרסום ושיווק המסעדה כמו גם בהתאמת הציוד לאופי המסעדה.

מיזם משותף – שילוב של זכיינות ושותפות. המלון יוצר ברית אסטרטגית עם שף/מסעדן ידוע. פותחים חברה נפרדת החוכרת את המסעדה. בד"כ המלון מביא את ההון והשף את הקניין הרוחני, הידע והמוניטין. שני הצדדים חולקים את הרווחים.

לסיכום:

יש לדעת כי המעבר למיקור חוץ במזון ומשקאות הינו תהליך (כמעט) בלתי הפיך. כלומר, במידה והמלון יחליט להחזיר לעצמו, לאחר זמן, את מתן שירותי מזון ומשקאות, יעלה לו הדבר במאמצים ובממון רב.

ההחלטה והמעבר למיקור חוץ יחסית קלה לביצוע, אך החזרה ממנה קשה מנשוא.

קודם כל, הציוד נשחק עם השנים ויש לחדשו. עלות רכישת ציוד חדש הרבה יותר גבוהה מתחזוקה ושימור ציוד קיים.

הבעיה היותר גדולה היא גיוס מחדש של כוח אדם מיומן שיתפעל את מערך מזון ומשקאות בהתאם לרוח ונהלי המלון.

בד"כ ההחלטה לחזור ממיקור חוץ נובעת מירידה באיכות השרות והאוכל ולכן ההשקעה גדולה תהייה ביצירת המוניטין והשם הטוב של המלון.

לכן, לפני שמקבלים החלטה אסטרטגית זו, יש לקחת בחשבון את כל השיקולים הרלבנטיים ולאו דווקא לפעול מתוך מצוקה עכשווית: "... תעזוב אותי מכאב הראש הזה!" מזון

מטבח מרכזי - האם וכיצד?

כאשר המטבח שלך אחראי על האכלת מאות ואף אלפי סועדים, אינך יכול לסמוך אך ורק על יכולותיך המקצועיות ויכולות הצוות שלך מחד או מאידך לייצר כמויות גדולות של מנות אוכל, דבר הגורם בזבוז רב.
בעיית כוח אדם
בשנים האחרונות כתוצאה מכל מיני סיבות שלא כאן המקום לפרטן, נוצר מחסור גדול בטבחים מקצועיים. הן בתחום בתי המלון, חברות הקייטרינג ובמסעדות הנפתחות חדשות לבקרים.
בבתי המלון ובמסעדות מעדיפים להשקיע בחדרי האוכל ופחות במטבח ובגודלו הפיזי.
הפתרון למצוקות אלו יכול להגיע מהקמת מטבח מרכזי. במטבח זה מרוכזים מרבית הכוחות המקצועיים בכל תחומי הקולינאריה, ממנהל רכש מקצוען, דרך מחסנאים ואנשי לוגיסטיקה מיומנים, וכמובן, השפים הטובים ביותר.
ציוד
מטבח כזה עובד עם ציוד משוכלל ומודרני, בשיטות בישול מתקדמות ובדרכי אחסון חדשניות.
מטבח כזה מסוגל לפעול ביעילות עצומה רק אם יפתח שיטה, בה ירוכזו כל המאמצים והיכולות המקצועיות כך שמנת האוכל תגיע לסועד הבודד ברמה הגבוהה ביותר ובטעמים המקוריים.
בשיטה של מטבח מרכזי ומטבחי לווין החיסכון גדול מאד בעלויות מזון ישירות ובעלויות כוח אדם לכל הארגון.
הבישול למלאי הוא כורח ולכן יש לעשותו באופן הנכון וההולם ביותר את הארגון בו אתה עובד.

קיימות מספר רשתות בתי מלון בפריסה ארצית הפועלות בקונספציות אירוח שונות, המתאימות עצמן למגוון אורחים משתנה: אנשי עסקים, תיירים, קבוצות ובודדים.

בתי המלון מאפשרים לאורחיהם השונים לנצל את זמנם בפעילויות שונות, חופשות רומנטיות, שילוב עסקים, כנסים ונופש, חופשות משפחתיות.
לאוכל ורמתו, חשיבות רבה ברף שביעות הרצון של האורח בבית המלון. חווית האוכל (הטוב או הרע) תישאר זמן רב אחרי שעזב את המלון.
בכדי לשפר את איכות האוכל המוגש, גיוונו ואופן הצגתו לאורחים (וגם לא להפסיד מכך) יש לנקוט בצעדים חדשניים ושונים.
הרעיון
מטבח מרכזי אזורי - שיתוף של מספר מטבחים של בתי מלון באותו אזור לשם הקמת מטבח מרכזי במתן מענה לבעיות בתפעול היחידני של מטבחי בתי המלון. תוך צמצום הפעילות במטבחי בתי המלון והפיכתם למטבחי לווין העוסקים בעיקר בהצגתן והגשתן של מנות האוכל בצורה מרשימה ובאופן מעורר תיאבון.

מדוע?
הצוות הבכיר בתחום מזון ומשקאות בבתי המלון נדרש לעמוד ביעדים כלכליים, לעסוק ביעילות ברכש ולוגיסטיקה יחד עם יצור אוכל ברמה שתשביע את רצון האורחים תוך שמירה על רמת שרות גבוהה.
הדרישות המקצועיות הגבוהות בתחומי הידע השונים ותחומי האחריות הרחבים לעיתים לא באים לידי ביטוי ביכולת המקצועית של אנשי הצוות במטבח. קשה למצוא באדם אחד את המומחיות בתחומים שונים.
שיפור היכולת הניהולית במטבח והקטנת התקורות.
הפניית זמן רב יותר לשף וצוותו בשיפור רמת האוכל, הצגתו ואופן הגשתו.
הבטחת סטנדרט אחיד-גבוה יחד עם יתר גיוון לפי טעם קבוצות האורחים השונות.
הרחבת קהלי היעד, גם מחוץ למלונות.

המטרות 

1. אספקה שוטפת של מזון באפס תקלות.
2. הוזלת עלויות ייצור המזון.
3. שיפור רמת האוכל המוגש לאורחים וגיוונו.

היתרונות

א. חלוקה של הוצאות התפעול: הקטנת הוצאות כ"א, אנרגיה, אחזקה, קבועות.
ב. הורדת עלויות של כל מטבח באופן פרטני.
ג. יתרון לגודל בעת רכישה ואספקת פריטי המזון.
ד. יצירת סדר, פיקוח ובקרה הדוקה.
ה. גיוון גדול יותר בתפריט וגמישות בבחירת המנות.
ו. ריכוז הידע המקצועי בכל תחומי הבישול, התפעול והלוגיסטיקה.
ז. טווח הזמן - חודשים ספורים ! ! !
 ח. ביצוע התהליך מהיר והפיך בכל נקודת זמן.

חברים ושפים יקרים.

אינני בא, חס וחלילה לפגוע במעמדכם וביכולותיכם המקצועיות. הגעתם למעמד הרם של שף בזכות היכולות והביצועים אותם הפגנתם ברבים.
אבל... זמנים משתנים, טכנולוגיות חדשות מתפתחות, מוצרי מזון חדשים מופיעים בשוק. חופש המידע, האינטרנט, טלפונים חכמים ותוכנות מחשב פתחו בפנינו עולמות חדשים וקסומים.
כמו שאינך מייצר יותר מיונז, חולט כרובית, מקלף תפוחי אדמה ומכין צ'יפס, מבשל ציר בקר מרוכז ומכין חומוס בייתי, כך אני מצפה שתמשיך להוריד מעל עצמך עבודות המוניות בהן אינך מגיע לכדי ביטוי אישי, אלא תשאיר זאת לאחרים.

אינני מבין את הרצון להמשיך ולייצר בעצמך אורז, תפוחי אדמה, צלי בקר, גולאש, עופות צלויים ועוד הרבה מאכלים בהן יכולותיך המקצועיות ורמתך המקצועית אינן מתבטאות.
השאר את הייצור ההמוני בידי מטבח מרכזי המצויד היטב. קבל ממנו את מנות האוכל כפי שאתה דורש ושדרג אותם על פי הידע הקולינארי הרב שלך. הנך שותף מלא ומקבל החלטות במטבח המרכזי.
היצירתיות שבשף אינה מגיעה לידי ביטוי בייצור ההמוני. ההפך, היא מצליחה באופן נקודתי ומדויק בטעם הסופי של מנות האוכל ובפרזנטציה שלהן.
הרי אינך רוצה שאאמין שהנך משתמש עדיין בתנור הפיזיקאלי 3 קומות או בקונווקטומט?!
לכולנו יש כיום במטבח תנורי קומביסטימרים, מכשירי אינדוקציה ולחלקנו כבר יש מחבתות לחץ משוכללות ותנורים מהירים.

אני זוכר כשרכשתי את הקומביסטימר למטבח מלון דן אכדיה, שלמה הטבח הוותיק סירב לוותר על תנור 3 הקומות. הוא טען במשך שנים שהחמין בשבת יוצא טוב יותר בתנור זה.
חאליק חברים...!
הגיע הזמן להתקדם. מספיק להתעסק בקטנות. יש למחשב את המטבח לחלוטין, יש לרכוש ציוד בישול והגשה מודרני ביותר, יש לקנות מוצרי ר.מ.מ. (רמת מוכנות מתקדמת) המתאימים למטבחים שלנו, יש ליצור שיתוף פעולה עם טכנולוגים של מזון בחברות הגדולות שייצרו מוצרים עבורנו, השפים.
ליבת העיסוק של השף היא לייצר אוכל טעים, מעניין, מרתק באופן הנאה ביותר לאורחיו.
אסור לשף לבזבז את זמנו ולעסוק בפעילות שאינה קשורה לליבת עיסוקו.

לקריאת מאמר מורחב בעיתון מזון לחץ כאן