מכרסמי הפוד-קוסט

ניהול עלויות המזון הינו אחד מעיסוקי הליבה של השף. כל שף נמדד על בסיס כלכלי של העלויות הנוצרות במטבחו.

כאשר עלויות המזון שלך "נראות טוב", כולם מפרגנים לך, מההנהלה, דרך החשב וכמובן המנכ"ל או/ו הבעלים. אבל אם עלויות המזון שלך במצב רע אתה עלול להיכנס לצרות.

פתרון הבעיות של עלויות מזון גבוהות יכול להיות מסובך משהו וישנן דרכים לאתר את הבעיות ולנסות לפתרן.

מקורות לבחון כדי לאתר את הבעיות בעלויות מזון גבוהות:

רכש

¯    קניות מעבר לנדרש

¯    מחירי קנייה גבוהים – אין הצעות מחיר מקדמיות

¯    אין מפרטים מדויקים – איכות, משקל, סוג, אריזה

¯    אין תקציב לרכש

¯    אין בקורת על תעודות משלוח וחשבוניות

¯    ריבוי ספקים

קבלת סחורה

•     גניבות
•     שיטת מעקב על התאמה בין ההזמנות לקבלת הסחורה אינה תקינה:
• א.    חיוב עבור מוצרים שלא הגיעו
• ב.    אין התאמה בין המשקל בפועל ובין המשקל הרשום בתעודת המשלוח
• ג.     חיוב עבור מוצרים שלא הוזמנו.
•     אין מכשיר שקילה/משקל
•     מזון שמגיע באריזות לא מתאימות שגורמות נזק.

אחסון

¯    המזון אינו מאוחסן נכונה במחסנים

¯    אחסון בלחות ובטמפרטורות שגויות.

¯    אין פיקוח על התנועה במחסן ועל תחלופה הולמת (F.I.F.O)

¯    מחסנים לא מסודרים

¯    אין שיטת ניהול ממוחשבת במחסנים

¯    אין מחסנאי שאחראי על מערך האחסון

¯    לא מתקיים רישום של התנועות במחסנים: קבלה והוצאה.

¯    מחסנים אינם נעולים.

¯    גניבות

הכנות

¯    חיתוך, פירוק וניקיון של ירקות, פירות וב.ע.ד. יתר על המידה.

¯    לא עושים שימוש בשאריות ייצור

¯    חוסר ידע מקצועי בטיפול בחומרי הגלם

 

ייצור

¯    ייצור עודף ("כיסוי תחת")

¯    שיטות בישול לא מתאימות

¯    בישול בטמפרטורות לא נכונות – איבוד משקל

¯    בישול/חימום יתר (ייבוש המזון)

¯    עבודה על פי הניסיון ללא הוראות כתובות

¯    אין שימוש בדפי מתכונים סטנדרטיים

¯    אין בישול בכמויות קטנות

¯    אין רישום על מוצרי מזון שנזרקו לפח

שרות

¯    אין הגדרות סטנדרטיות של גודל המנה

¯    אין הגדרות סטנדרטיות של כלי ההגשה

¯    אין רישום על המנות שיצאו

¯    רשלנות וחוסר זהירות (מזון קר, מזון שנשפך, מזון שנזרק לפח)

¯    מתן "פיצוי" ביד קלה

 מכירות

¯    מכירות ללא רישום (O.T.H, הנחות, קידום מכירות)

¯    אין מעקב על מתנות

¯    אין מעקב על תקלות מטבח, מזון קר, החלפת מנות

¯    אין רישום על מגמות של הלקוחות במנות אוכל מועדפות

¯    תמחור נמוך של המנות

¯    תמהיל לא נכון של המכירות

¯    ארוחות עובדים – האם ייצור עודף או אכילת מנות ללא אישור.

¯    אין קידום מכירות של מנות עודפות או עומד לפוג תוקפן

¯    לא מתקיימים אירועים שיווקיים

ניהול מלאי

¯    חישובים מוטעים בניהול המלאי

א.    לדוגמא: נרשם 1,000 יח' שקיות תה במקום 1 יחידה של 1,000 שקיות תה

ב.    ערך של 0 ₪ לפריט במלאי

¯    פריטים שלא נספרו

א.    פריטי מזון שלא היו בשימוש זמן רב

ב.    ספירה לא מדויקת – במקום בדיקה של הפריטים על המדף ורישומם, עושים ההפך, בודקים את הרשימה ומחפשים את הפריט על המדף.

¯    פריטים שפג תוקפם בתוכנת המחשב ואינם מופיעים ברשימות

ניהול חשבונאי

¯    העברות וזיכויים אינם נעשים כראוי

¯    חיובים של אתרים אחרים במערכת

ניתוח הבעיות ופתרונן

ישנם משתנים רבים איתם עלינו להתמודד בבואנו לנתח את התוצאות העגומות של עלויות מזון ומשקאות.

לאחר שבצעת את כל העבודה הקשה, מנעת בזבוז; בדקת את גודל המנות; בדקת שהמחירים שהנך משלם, סבירים; שתמחרת נכון את המנות, הגיע הזמן לעבור בשיטתיות, צעד אחר צעד בצורה כלכלית על ההתנהלות שלך במטבח.

אך לפני כן אני מציע לבדוק את מערך הנהלת החשבונות של העסק שלך.

ישנן דרכים רבות שבהן המערכת החשבונאית יכולה "לדפוק" את עלות המזון שלך.

הדבר הראשון לעשות הוא, לעבור על כלל החשבונות והחיובים ולוודא כי כל מה שיש בו הוא למעשה רק סעיף של מזון בו הנך מחויב. ודא כי מוצרי נייר, ציוד וכד' אינם מחויבים בעלות מזון.

לאחר מכן, בדוק את נכונות החיובים בעלויות המלאי שלך. למשל, אם חויבת פעם אחת בעלות של 100 ₪ לק"ג אנטריקוט, האם גם בשאר הפעמים חויבת בהתאם. לעתים קרובות מוצאים תקלות במערכת הנהלת החשבונות.

סרוק את כל דפי החשבון וחפש את הסכומים הגבוהים במיוחד או הנמוכים מאד, ואז לוודא שהמספרים האלה נכונים. יש לאתר במיוחד פריטים עם סכום או כמות 0 לידם. זה נכון במיוחד אם אתה לא מבצע את ספירת המלאי בעצמך יש שנוטים לפספס פריטים, בעיקר פריטים חדשים.

לאחר מכן, בדוק את המחירים של ב.ע.ד. (בשר, עופות, דגים) לראות שהם מעודכנים במערכת המלאי. כמו גם מוצרים מיוחדים שהם יקרים. ובדוק את כל הפריטים החדשים אשר נוספו למלאי כדי לראות שהם נספרו.

בדוק את תמהיל המכירות שלך.

אם אתה בעסקי המסעדנות, יכול מאד להיות שקיימים פריטים יקרים בתפריט להם דרישה גבוהה והם הגורמים לעליית בהוצאות למזון. אם אתה משלם עבור פילה בקר 150 ₪ לק"ג, מכל ק"ג אתה מוציא 3-4 מנות , הנך מוכר מנה עם כל התוספות ב- 120 ₪  והביקוש למנה זו גבוה, ברור שהעלות הכללית למזון גבוהה.

או לדוגמא, הנך בעל חברת קייטרינג המוכר חתונות במחיר תחרותי, אבל תמהיל המנות שלך יוקרתי, אתה עלול לסיים בהפסדים ניכרים.

  

שליטה על העלויות חשובה מאד וניהול כל אמצעי הבקרה חיוני לעסק שלך, אך לעיתים אין לך כל שליטה על מחירי המכירה והתנהגות השוק.

אם בכל זאת הנך מתקשה להוריד את עלויות המזון, אני מציע לך לפרוש לפני שיהיה מאוחר מידי.

באחת החברות שבה עבדתי, עלויות פריטי המזון היו מאד נמוכים (כתוצאה ממחזורים ענקיים) ולמרות ההתנהלות המדוקדקת (פעמיים בחודש ספירות מלאי, מערכת מחשוב עדכנית) עלויות המזון היו גבוהות אל מול מחירי מכירה הנמוכים וכתוצאה מכך נגרמו הפסדים גבוהים לארגון.

ניהול סיכונים בתחום מזון ומשקאות

נתחיל בסיפור המוכר לרוב השפים: ארוחת צהריים מוזמנת ל- 200 סועדים. שעת הארוחה מגיעה, הסועדים נכנסים לאולם הסעודה, ניגשים למזנונים ופתאום מגיע בריצה מנהל חדר האוכל ואומר שאין לו יותר מקומות ישיבה ובדלת עומדים עוד עשרות ממתינים.

וסיפור נוסף: חתונה יוקרתית. קיבלת לו"ז מדויק לכל מנה. אתם מוציאים מנה ראשונה. ממתינים. ריקודים. מנה ביניים.. ואתה יודע שיש לך כעת עוד חצי שעה עד למנה העיקרית כשלפתע מכריז הדי-ג'יי: "האורחים מוזמנים למנה העיקרית"...!

ועוד אחד מתוך רבים: קיבלת לערוך ארוחת גורמה לאורחים רמי מעלה. הזמנת פילה בקר טרי וביום האירוע מתברר לך שאין להשיג בשר טרי ובמקום זאת הביאו לך פילה בקר קפוא.

תחום מזון ומשקאות תמיד יפעל בתנאיי אי-ודאות. אם זה בבית מלון קטן או גדול, אם זה בחברת קייטרינג מוסדי או קייטרינג יוקרתי לאירועים או במסעדה.

ומכאן יוצא שאף פעם אין לדעת מראש מה צפוי במהלך יום העבודה. קיים תמיד מושג שאנו קוראים לו "המומנט הקריטי".

לכן, עלינו לנקוט בכל הפעולות והצעדים כדי לצמצם את אי הוודאות למינימום הכרחי.

חוץ מקביעת נוהלי עבודה ברורים, כתיבת מישנה סדורה, הדרכה וחניכה קיים תהליך נוסף אותו כדאי לאמץ מתחום תורת ניהול הפרויקטים על מנת להקטין את אי הוודאות,  והוא ניהול סיכונים.

בעזרת שיטה זו ננסה לצמצם ככל שניתן, כל סיכון אפשרי העלול לפגום במהלך העבודה השוטפת.

 הגדרה: סיכון – כל גורם העלול למנוע את השגת המטרה אליה אנו חותרים. שביעות רצון הלקוחות, רווחיות גבוהה, מניעת בזבוז וכד'.

אסור לנו לגלגל עיניים כלפי מעלה ולומר: "אין זאת אשמתי... לא יכולתי לצפות... ההוא אשם... וכיוצא בזה.

ניתן לצפות למעלה מ- 95% מהבעיות והסיכונים במהלך הפעילות שלנו בתחום מזון ומשקאות (הרי אנו לא בונים טילים בליסטיים ולא מנתחי מוח. בסה"כ תפקידנו לייצר ולהגיש אוכל טעים ומעורר תיאבון).

מהם הגורמים העלולים להוות סיכון להצלחה שלנו?

א.       חוסר ידע מקצועי

ב.       חוסר ניסיון מעשי

ג.         בעיית כוח אדם כללית

ד.       אי עמידה בזמנים

ה.      מחסור בתקציב

ו.          ציפיות הלקוחות והיכולת לעמוד בהן

כדי להימנע מלהיכנס למלכודות השונות עלינו לבנות תוכנית לניהול הסיכונים ובעזרתה ניתן להגדיר את הסיכונים והדרכים לטיפול.

  

שלבי תוכנית ניהול הסיכונים

1.        איתור הסיכונים הפוטנציאליים

2.        דירוגם בהתאם לסדר חשיבותם הן בעיני הלקוח והן בעיני ההנהלה

3.        קבלת החלטות על אופי ודרך הטיפול בסיכונים הללו

4.        מעקב ובקרה אחרי הטיפול בגורמי הסיכון

5.        איתור סיכונים חדשים

6.        וחוסר חלילה...

1.        איתור הסיכונים

      ¯       הבנת מטרות הארגון

      ¯       ניתוח אירועים שקרו בעבר

      ¯       זיהוי ציפיות הלקוחות

      ¯       הסרת התנגדויות

      ¯       שיתופי פעולה פנים ארגוניים

      ¯       צבירת ניסיון 

  ¯       סיעור מוחות והפקת לקחים

2.        דירוג הסיכונים בהתאם לסדר חשיבותם הן בעיני הלקוח והן בעיני ההנהלה

¯       סיכונים ניהוליים (הבנת מדיניות ההנהלה, מגבלות תקציב, בעיות כוח אדם, שיתוף פעולה)

¯       סיכונים טכניים (תוכנות מחשב, ציוד חדשני, כלי עבודה יצירתיים)

¯       סיכוני לקוחות (זמני תגובה ארוכים, Value for Money, יחס אישי)

¯       סיכוני בקרה ואיכות (איכות פריטי המזון, מעברי מידע עדכניים, תוכנות מחשב)

כעת יש לבדוק את מידת ההסתברות שהסיכון יתממש ואז לדרגם לסיכונים ברמה גבוהה, בינונית או נמוכה. 

3.        קבלת החלטות על אופי ודרך הטיפול בסיכונים הללו

¯       מניעה (הסיכון שאין תקציב למארחת בכניסה, אז בונים את מערך קבלת הלקוחות באופן שונה)

¯       הקטנת גורם הסיכון (מנסים להקטין את ההסתברות שאירוע מסוג זה יתקיים ואם הוא מתרחש, אז כיצד ניתן להקטין את הנזק)

¯       העברת הסיכון לגורם אחר (Out Sourcing)

¯       אימוץ הסיכון (מקבלים שסיכון זה יתרחש בכל מקרה ולומדים את הדרכים להתמודד איתו)

4.        מעקב ובקרה אחרי הטיפול בגורמי הסיכון.

התהליך קבוע ומוודא שלא צצים סיכונים נוספים שלא זיהינו בשלב הכנת התוכנית לניהול סיכונים.

¯       בדיקת עלות הטיפול בסיכון (במידה והעלות גבוהה מהנזק שעלול להיווצר, יש לשקול חלופות)

¯       הגדרת המאפיינים לזיהוי סיכונים

¯       מעורבות ההנהלה בדיווחים בזמן אמת

¯       תיעוד הסיכונים ודרך הטיפול בהם

¯       ישיבות הפקת לקחים ודיווחים על תיקון התקלות

  

לסיכום:

בטח תאמר: "... עזוב שטויות! אני כל כך מנוסה ואדע לאלתר ולמצוא פתרון לכל מצב." לא אין זה מדויק, בתהליכי היום יום אולי אתה מצליח להתגבר על מכשולים כאלה ואחרים בעזרת תושייה, כושר אילתור והרבה ניסיון, אבל בפרויקטים מורכבים, באירועים מיוחדים, בקייטרינג חוץ, מצבים בהם כושר אילתור אינו מספיק, עליך לתכנן היטב ולבנות תוכנית ניהול סיכונים ותרחישים בלתי צפויים.

תוכנית ניהול סיכונים מצריכה משאבים של תקציב נוסף, כוח אדם וזמן.

ההנחה שנוכל להתמודד עם בעיה שתתעורר רווחת אצלנו. יש לנו יכולת אילתור עצומה ואנו נתמודד עם הבעיות 'תוך כדי תנועה', אינה נכונה.

לא תמיד יכולות הללו מסייעות לנו ביום-יום ולעיתים המשבר הגיע לפני שבכלל חשנו בו.

שף! היה כנה עם עצמך והפסק "למרוח"

שימשתי כשף של מלונות יוקרתיים, האכלתי מאות ואלפים של משתתפי כנסים, עשיתי אירועים יוקרתיים וחתונות מרשימות למאות אורחים, ארוחות גורמה ומה לא...?! כל זה יצר אצלי הרבה אתגרים ודילמות איתם עלי להתמודד, כמו רבים מחברי השפים.
שנים רבות למדתי שאת האוכל יש להגיש באיכות הגבוהה ביותר, בטעמים מיוחדים, מנות מענינות ומסקרנות, תוך עמידה בלתי פוסקת בדרישות וצרכי הלקוחות/אורחים וכל זאת, מבלי לשכוח את רווחיות העסק.

לשמחתי, אני מאד אוהב לאכול ולכן אני מבלה הרבה במסעדות כלקוח. אי לכך, כאשר אני מתכנן, מכין ומגיש ארוחות למאות ואלפי סועדים, אני משתדל אף פעם לא לשכוח את הציפיות והמאווים של הסועדים השונים. לנסות לראות את מנות האוכל בזווית ראייה של הסועד.
מאידך לצערי, הקהל הסועדים הן בבתי מלון, הן בחברות ההסעדה ואפילו בחלק מהמסעדות, מעדיף לאכול ארוחות במזנונים. האמת... הרבה יותר קל לנו השפים להכין ארוחות במזנונים.
מאד נוח לי. אין לחץ של עמידה בזמנים מדויקים, ניתן להכין ולסדר את המזנונים מראש; אין צורך להתמודד עם רמת שרות לא גבוהה של המלצרים, מספיק שיהיו די "סבלי מזון" שימלאו את המזנונים ויפנו מהשולחנות; לא חייבים להשתמש במוצרי מזון טריים ואיכותיים (יקרים), כי המזון בין כה ממתין שעות בתוך ה'שפינג דיש'; אין צורך להתמודד עם בקשות מיוחדות של הלקוחות, הם יכולים לבחור להם מתוך מגוון רחב של פריטי אוכל העומד לרשותם במזנונים (שלא יטרידו!).
אבל... בשביל זה למדתי בבי"ס לבישול והשתלמתי אצל השפים מהטובים בעולם? 

האם אני מצליח לרגש את הסועדים שלי? 

האם אצלי יוצאים הלקוחות ומצקצקים בלשונם על שילובי טעמים מיוחדים? או שמא הם מלטפים את בטנם, ביוצאם מחדר האוכל ואומרים: " וואלה כמה אוכל...? תקעתי עד שאני מתפוצץ". 

רבותי, האם חייבים להתפשר??? ! האוכל אצלנו הוא פשרה! כן...כן...! אנו מבשלים למכנה משותף רחב ביותר ולכן איננו יכולים ואיננו מצליחים להגיע לרמות הבישול להם אנו מכוונים.
קשה להכין אוכל עילי כאשר הלקוח/סועד צריך לעמוד בתור עם צלחת קרה תוך תקווה שהאוכל שהוא יקבל יהיה חם דיו.
לא קל לבשל גורמה כאשר אנו מציגים בשורת השפינג דיש, נתחי בשר 'עייפים' מרוב חימום, לצד דגים שוחים בשמן ולידם אורז שבושל יום קודם וחומם (מה עם ריזוטו? כיצד מגישים אותו טרי מוכן במקום, במזנונים?), או סלטים שהוכנו שעות רבות קודם לכן, עמדו במקררים, ספגו ריחות וטעמים מוזרים.
האם חשבתם פעם על אותם סועדים העומדים מול מנות האוכל שבמקרה הטוב, יש איזשהו שילוט עלוב לידם וסקרנים לדעת מה הם עומדים לאכול? האם כלל ניתן להשוות זאת לתפריט מהודר ומלצרית חיננית המסבירה את טיב המאכלים ללקוחותיה?
האם הסתכלתם פעם על אותם מלצרים השוקדים כל כך על פינוי שולחנות שאין להם כלל זמן להסב פניהם אל האורחים/לקוחות, לחייך ולתהות שמה ירצו משהו נוסף?
בו נודה על האמת, פישלנו בדרך! מתוך רצון להרשים בכמויות ובמגוון מנות האוכל שלנו, שכחנו את הטעמים, ואת החיך של הלקוחות שלנו.

איפה הארומה? היכן הטעמים? לאן נעלמה היצירתיות וחדוות הבישול שבגללה נכנסנו אל הענף הקשה והמפרך הזה?
בטח תאמרו: "מהו הוא מבלבל את המוח? זה מה שהקהל רוצה ואת המזנונים הגדושים האלה בדיוק נספק להם"
חברי, שפים יקרים! בשביל סגנון כזה של אוכל לא צריך אתכם! הרבה יותר זול, פשוט וקל לרכוש אוכל מוכן ברמה כזו או אחרת, לחמם אותו ולהגישו ללקוחות.
מרקים מוכנים בין רגע, נתחי בשר צלויים בואקום, אבקות רוטב הדורשות רק הוספת מים חמים, שניצלים תעשייתיים, 'קציצות ביתיות', רטבי סלט מוכנים ואפילו ירקות חתוכים לסלט, שטופים ומוכנים להגשה.
...שיא הגורמה – אנטריקוט בפריסה. מישהו יכול להסביר לי איזה איכות וידע מקצועי צריך להפגין כדי להכין גוש אנטריקוט ואז לפרוס אותו מול האורח?
כדי לעשות אורז במחבת גדולה, לצלות תפוחי אדמה בתנור, לחמם ירקות קפואים ולבשל פסטה, אין צורך בשפים מלומדים ומנוסים (הם גם מאד יקרים לבעל הבית). מספיק טבחים מדרגות נמוכות יותר כדי לספק את "רצונם" של הלקוחות. כי השפע והמגוון חשובים – פחות הטעם.
אבל... אם אתה מאמין בצדקת דרכך המקצועית ואינך מוכן להתפשר, הן עם הלקוחות והן עם ההנהלה שלך, עליך לנקוט במספר צעדים שיגרמו לאוכל שלך להיראות, להיות טעים ומיוחד כמו במסעדות יוקרה בהן היית רוצה לסעוד בעצמך (וזה לא חייב להיות יקר).
קודם כל, עליך לאהוב באמת את הבישול. אני מאמין שניתן למצוא פרנסות הרבה יותר קלות שאינן דורשות עבודה בחגים ושבתות, הרבה פחות שעות מייגעות ויותר זמן לבילוי עם משפחתך. אבל אם יש בך את התשוקה האמיתית לבישול והנך מחפש דרך להשתפר וללמוד כל הזמן, הנה לפניך מספר עצות פשוטות למדי.

Go Back to Basic (חזור ליסודות המקצוע) כך תמיד נהג לומר, 'אדווין פלדר' השף השוויצרי, המורה הראשון שלי.
 הכן נוזלים יסודיים ורטבים אמיתיים. כאשר הינך תוהה מדוע האוכל שלך אינו טעים כמו במסעדת היוקרה הקרובה למלון שלך? או מדוע המרק שלך 'בסדר' ולא יותר מזה? או שמא הרוטב 'מיימי' משהו? דע לך, זה כי הנך נשען יותר מידי על אבקות למיניהן. איני פוסל חס וחלילה שימוש באבקות טעם למיניהן. אבל, עליך להכין נוזלים יסודיים ורטבים כפי שלמדת בביה"ס לבישול ולהשתמש באבקות אלו במשורה, לשיפור הטעם בלבד!
 שמור שאריות של ירקות וקצוות של נתחי בשר, אל תזרוק את עצמות העופות שהנך מפרק, השתמש בכנפי עוף ובגרונות. שף טוב 'יונק' את הטעמים מכל פריט מזון שבנמצא.
 צמצם רטבים. אל תרוץ מיד להשתמש במשחות ציר למיניהן או באבקות מרק. ניתן להגיע לאיכויות נהדרות ע"י צמצום וריכוז הרטבים. השתמש ביין, עשבי תיבול טריים, תבלינים ארומטיים כדי להדגיש את הטעם.
 השתמש בתבלינים בחוכמה. תבלינים ובעיקר מארצות המזרח, תפקידם להעצים את הטעם ולא להשתלט עליו. אין דבר יותר גרוע ממג'דרה ספוגה בטעמי כמון, או עוף צלוי צהוב כלימון מעודף כורכום. ניתן להגיע להשחמה נהדרת של האוכל ע"י צלייה נכונה, שימוש בתנור משולב אדים (קומביסטימר) ואין צורך בפפריקה, לשם כך, כדי לצבוע.
 רכוש תבלינים רק אצל ספק מוכר וידוע, עליו הנך סומך. אל תרכוש 'מציאות' במחיר מוזל, האיכות תרד על חשבון המחיר הזול.
רצוי לרכוש מטחנת תבלינים קטנה (עלותה אפסית), לקנות זרעי תבלין שלמים, לקלותם מעט ולטחון לבד. איזה הבדל בטעם?!
 שימוש נכון בעשבי תיבול. לתהליכי בישול קצרים רצוי להשתמש בעשבי תיבול טריים. כאשר נותרים לי עשבי תיבול שלא השתמשתי בהם לסלטים או סתם נשארו, אני טוחן אותם במעבד מזון, מוסיף שמן זית ומשמר לתיבול של מאכלים שונים – בעיקר 'מאכלים ברגע'.
 השתמש בעשבי תיבול יבשים לתהליכי בישול ארוכים, כי כך ניתן יהיה למצות מהם את הארומה באופן הטוב ביותר.
טרי זה טעים יותר. מזון טרי תמיד מנצח בטעם. אין להשוות כלל בין דגים טריים לדגים קפואים. בשר משחיטה טרייה עולה לעין ארוך על בשר קפוא מדרום אמריקה. נכון, זה יקר יותר אבל ניתן להשתמש בחוכמה ולהציע ללקוחות מנות איכותיות יותר ותתפלאו לדעת שהם גם מוכנים לשלם עבור כך. לרכוש עופות טריים מצוננים, לפרקם ובכך נרוויח שני דברים, גם בשר איכותי וגם עצמות לנוזלים ורטבים. בטח ובטח להשתמש בירקות ופירות טריים, אותם ניתן למצוא בשפע בארצנו ואין צורך להשתמש בשימורים. ניתן לרכוש כמויות של עגבניות בשיא הקיץ שמחירם יורד מאד ולהכין מהם רטבים, להקפיאם ולהשתמש בהם לאורך תקופה ארוכה, אותו הדבר לגבי פירות בעונה להכנת ריבות וקונפיטורות. הדוגמאות רבות, רק צריך לחשוב יצירתי.
אם בכל זאת הנך "חייב" להגיש אוכל במזנונים, הקפד שאוכל חם תמיד ישאר חם ומזון קר באזור מקורר. קודם כל שהצלחות יהיו במתקני חימום. אל תמלא את השפינג דיש בכמויות גדולות של מנות אוכל (כדי לחסוך ריצות של הטבחים), החלף את הגסטרונומים או תבניות האוכל לעיתים קרובות גם אם הן לא התרוקנו לחלוטין.

 הצג את המנות הקרות והסלטים בכלים קטנים (טאפאסים) זה הרבה יותר מרשים מקערות הענק המלאות בסלטים שלקראת סיום הארוחה מעוררי רחמים.
 הגש מרק רותח. במידה והוא התקרר במזנון, החזר אותו למטבח לחימום נוסף. נסה לעבוד עם נתחי בשר עשויים חלקית וסיים את הכנתם אל מול האורח על פלנצ'ות או מחבתות. הכן פסטה אל מול האורח, אני מאמין שאנשים יתאזרו בסבלנות כדי לקבל מנת פסטה טרייה שהוכנה במקום.

 צור מזנונים מעניינים. צא מהשבלונה של שורת שפינג-דיש ולידם קערות סלטים. הכן מזנונים של 'עשה זאת בעצמך'. כדוגמת בר ירקות עם מבחר רטבים. קערות ערבוב לשימוש האורחים או בסיוע הצוות.
 לך על 'אוכל רחוב'. דוכנים של פלאפל בפיתה, שאוורמה בלאפה, המבורגר (שהנך מכין לבד) בלחמניה ושניצל (לא קנוי) בבאגט. גם מוצרים לא יקרים וגם אטרקטיביים ללקוחות.

 הכן ארוחות עמים ועדות. זכור האוכל היהודי על מגוון עדותיו, זול בעלותו, אך לרבים הוא זכרונות ילדות.
למד, למד ולמד. הקדש זמן להמשך לימודיך; חזור אל ספרי הלימוד הישנים והטובים, רכוש מנוי או שניים של ירחון מזון מהארץ ומהעולם; גלוש באינטרנט וחפש רעיונות חדשים; צא לאכול במסעדות חדשות ואמיתיות, התחבר לשפים אחרים ושאב מהם מידע ורעיונות.
אך החשוב ביותר, קח על עצמך את האחריות להצלחתך. אל תאשים אחרים: הקהל, המנכ"ל, מנהל מזומ"ש, הצוות, המלצרים וכד'.
רק אתה השף, הסמכות המקצועית העליונה בתחום הקולינארי יכול לבטא עצמך ולהגיע לפסגות עליהן חלמת ורצית!

מיקור חוץ של מזון ומשקאות בבתי מלון

Outsourcing F&B

תחום מזון ומשקאות בבתי מלון עובר בשנים האחרונות שינויים ותהפוכות ובעיקר חווה ביצועים נמוכים מבחינה כלכלית.

בבתי מלון גדולים הבעיה אינה קריטית (לדעת מנכ"לי בתי המלון) כי ההכנסות מתחום החדרים מאפילים על העדר רווחיות במזומ"ש. ההנהלות רואות בתחום זה בעיקר כמקדם מכירות לחדרים. אך במלונות בינוניים ומלונות בוטיק נושא זה קריטי למדי.

אם נעשה סקר בקרב מנכ"לי בתי המלון בארץ נגלה שרובם ככולם מעדיפים להוריד מעל עצמם את הנטל של אגף מזון ומשקאות: "... אם הייתי יכול הייתי מוכר רק חדרים!" כמאמר מנכ"ל בכיר בארץ.

אחת הדרכים לשפר את התוצאות העסקיות של אגף מזון ומשקאות במלון הוא להעבירו למיקור חוץ. (אין משום מאמר זה כדי להמליץ לכאן או לכאן, על מעבר למיקור חוץ, אלא לבחון בעין מקצועית ולא משוחדת את הנושא).

אך בבואנו לדון על כך עלינו להתמקד בחמישה מימדים: כדאיות כלכלית; יכולות הליבה; תרבות ארגונית והמשכיות; מערכות הבקרה והביקורת; נקודת המבט של האורחים.

כדאיות כלכלית

מעבר למיקור חוץ של מזומ"ש חייב להיות מצב של WIN-WIN. כלומר הן המלון מרוויח מכך והן חברת ההסעדה.

היתרונות: הנהלת המלון מתרכזת בעיסוק הרווחי ביותר שלה, שהוא מכירת חדרים. בענף המלונאות מקובל שהרווח ממכירת חדרים מגיעה ליותר מ- 2/3 מההכנסה ואילו במזומ"ש, במידה ויש רווחיות, היא אינה עולה על 10% מהמחזור (נושא המשתנה ממלון למלון).

מספר דאגות מוסרות מראשו של מנכ"ל המלון וביניהן: כל תחום רכש ולוגיסטיקה של מזומ"ש (מלאיים, מחירונים, "נזילות"); התעסקות בכוח אדם ובעיקר עלויות השף על שיגעונותיו, גיוס ומימון תחום אנשי השרות ושרותי הניקיון; בעיות פיננסיות, מוסר תשלומים ואשראי.

אחת הבעיות הגורמות לירידה ברווחיות של מזומ"ש היא התנודתיות בתפוסות המלון. קיימים הבדלים בין תקופות שיא התלויות בעונות השנה ובחגים לעומת תקופות שפל. קיימת תנודתיות גם במהלך השבוע, תפוסות נמוכות במהלכו ותפוסות גבוהות בסופ"ש.

עלויות כוח אדם הנן הבעייתיות ביותר בתפעול מזומ"ש. אין לעיתים קשר בין היקף הפעילות ובין מספר הטבחים ואנשי השרות. הצוות חייב להיות מוכן להאכיל ולשרת את מקסימום הסועדים האפשרי.

לכן ברור מאד הרצון של מנכ"ל המלון לעבור למיקור חוץ במזון ומשקאות.

למרות שהראייה הכלכלית מצביעה על מעבר למיקור חוץ יש להיזהר "ממסחר סוסים". כלומר, מערכת היחסים עם הקבלן החיצוני הינה מעבר ליחסי ספק לקוח, אלא השאיפה של הנהלת המלון להרוויח צריכה להיות באותה מידה גם הרצון שהקבלן ירוויח (ולא כמו שקורה לעיתים, הקבלן מפסיד, פושט את הרגל, בורח ומשאיר את המלון ללא שרותי מזומ"ש).

יכולות הליבה

בבחינת יכולות הליבה של המלון, על הנהלת המלון קודם לקבל החלטה על המשקל שהיא נותנת לתחום מזון ומשקאות.

האם הוא תחום שרק נותן שרות לאורחי המלון? האם הינו תחום שבא להגביר את המוניטין של המלון (דן אילת לדוגמא)? או שמא הינו מרכז רווח לכל דבר ועניין?

במידה ואגף מזומ"ש הינו לשם מתן שרות בלבד, יש להקטין את העלויות ככל האפשר , לרכוש מוצרי ר.מ.מ. ולתפעל אותו במינימום עלויות כוח אדם.

כאשר תפקידו של אגף מזומ"ש להאדיר את שם המלון ובכך להגביר את מכירת החדרים, יש לגייס שף בעל שם, לבנות מטבח מצויד כהלכה, לבנות מערך שרות נאות ולדאוג שעלויות התפעול של המערך לא יעלו על ההכנסות ולהשאיר רווח.

  

תרבות ארגונית והמשכיות

לכל מלון ישנה את התרבות הארגונית שלו. אם זה מלון בודד או במסגרת רשת בתי מלון.

חשוב מאד שאופיו של המלון לא יפגע מהמהלך של חבירה לקבלן חיצוני. חברת מיקור החוץ חייבת לשלב את התרבות הארגונית שלה עם התרבות הארגונית של המלון.

עובדי חברת המיקור חייבים להשתלב בתוך המלון, ללבוש את המדים של המלון. עליהם להכיר היטב את נוהלי המלון וקודי ההתנהגות מול האורחים.

אל לאורחים לזהות כי שרותי מזון ומשקאות מסופקים ע"י קבלן חיצוני אחרת תהייה השפעה רעה על תפיסתם את המלון ושביעות הרצון משירותיו.

באותה מידה יש לוודא עם עובדי המלון הקבועים ובעיקר אלה שעובדים בחזית הגישה לאורחים, כי חברת מיקור החוץ הינה חלק בלתי נפרד מהשירותים שהמלון מספק ולהנהלת המלון אחריות מלאה על טיב ואיכות השירותים הללו.

מערכות בקרה ובקורת

כאשר מעבירים את תחום מזון ומשקאות למפעיל חיצוני יש לדאוג למעברי מידע חופשיים וברורים.

על המפעיל לקבל את כל המידע העדכני אודות מספרי האורחים, אופיים, בקשותיהם המיוחדות, ציפיותיהם ובעיקר מה הובטח להם.

מאידך, המפעיל חייב להעביר למלון את כל המידע אודות משובי האורחים, המחזורים הכספיים (מהם בד"כ נגזר אחוז התרומה למלון), עלויות מיוחדות ונזקים כאלה ואחרים שנגרמו כתוצאה מפעילותו.

  

נקודת מבט האורחים

לאורחים השוהים במלון באמת לא אכפת כיצד יוכן ויוגש להם האוכל שלהם, האם אלו עובדי המלון או עובדי קבלן? כל עוד שרותי מזון ומשקאות עונים על ציפיותיהם מהמלון, דיים.

אבל המחויבות של עובדי הקבלן נתונה קודם כל למעסיקם הישיר ואח"כ למלון ואורחיו.

בעיתיות נוספת הינה הארעיות של עובדי הקבלן.

על מנת להרוויח חייב הקבלן שעלות כוח האדם שלו תהייה נמוכה. התחלופה גבוהה, כי עובדים אלו רואים רק את מקור פרנסתם המיידי ואינם רואים במלון מקום עבודה לטווח ארוך  ואז האמרה: You got what you pay"", נכונה ומוכחת בשטח.

מאידך במלונות נופש, בהם השהייה של האורחים הינה למספר ימים ורוב זמנם שוהים במלון, קיימת ציפייה מהעובדים למחויבות גבוהה ויחס אישי.

 הדרכים השונות למיקור חוץ של מזון ומשקאות

 החכרה – החכרת של כל אגף מזון ומשקאות, כולל: רכש, לוגיסטיקה, מחסנים, מקררים, ציוד מטבח, כלי הגשה, ציוד חדרי אוכל, בתמורה לתשלום קבוע ו/או אחוז מהמכירות.

המלון מובטח מבחינת הכנסה קבועה אך מאבד את השליטה על תחום מזומ"ש ומשאיר לקבלן "לנהל את ההצגה".

זכיינות – האפשרות לשנות את מותג המסעדה מבלי להשקיע בפיתוח מוצר חדש. המלון קונה מערך ממותג תמורת תשלום קבוע או אחוזים. משלם על הידע והמוניטין, וגם משלם תמלוגים חודשיים.

בד"כ, מחייב את המלון לרכוש את כל המוצרים, מציוד משרדי ועד פריטי ציוד ומזון מהספקים של המותג במחירים שנקבעו. הזכיין ישקיע בפרסום ושיווק המסעדה כמו גם בהתאמת הציוד לאופי המסעדה.

מיזם משותף – שילוב של זכיינות ושותפות. המלון יוצר ברית אסטרטגית עם שף/מסעדן ידוע. פותחים חברה נפרדת החוכרת את המסעדה. בד"כ המלון מביא את ההון והשף את הקניין הרוחני, הידע והמוניטין. שני הצדדים חולקים את הרווחים.

לסיכום:

יש לדעת כי המעבר למיקור חוץ במזון ומשקאות הינו תהליך (כמעט) בלתי הפיך. כלומר, במידה והמלון יחליט להחזיר לעצמו, לאחר זמן, את מתן שירותי מזון ומשקאות, יעלה לו הדבר במאמצים ובממון רב.

ההחלטה והמעבר למיקור חוץ יחסית קלה לביצוע, אך החזרה ממנה קשה מנשוא.

קודם כל, הציוד נשחק עם השנים ויש לחדשו. עלות רכישת ציוד חדש הרבה יותר גבוהה מתחזוקה ושימור ציוד קיים.

הבעיה היותר גדולה היא גיוס מחדש של כוח אדם מיומן שיתפעל את מערך מזון ומשקאות בהתאם לרוח ונהלי המלון.

בד"כ ההחלטה לחזור ממיקור חוץ נובעת מירידה באיכות השרות והאוכל ולכן ההשקעה גדולה תהייה ביצירת המוניטין והשם הטוב של המלון.

לכן, לפני שמקבלים החלטה אסטרטגית זו, יש לקחת בחשבון את כל השיקולים הרלבנטיים ולאו דווקא לפעול מתוך מצוקה עכשווית: "... תעזוב אותי מכאב הראש הזה!" מזון